SAMBA GOITA

Tenir la comptabilité, produire un rapport financier à la fin du mois et envoyer toutes les factures au Canada par DHL, assure l’aspect logistique.

Faire le suivi budgétaire mensuel et trimestriel

Vérifier l’imputation des dépenses tout au respect des lignes budgétaires et les codes d’activités,

Vérifier la conformité de toutes les pièces comptables avant d’envoyés au Canada,

Faire des avances aux ONGs Partenaires consortium,

Faire la liquidation des avances lors de leurs justifications,

Faire la planification des missions terrains en collaboration avec les experts, l’administratrice Logisticienne et la directrice gestionnaire de PAGE (Projet d’Appui à la Gestion Editoriale) ;

Faire la réservation des chambres et des salles de réunion au profit des experts pendant leurs séjours au Mali.

Convier les partenaires (OMEL et MEN) à participer les ateliers de formations en édition du manuel scolaire (éditeurs et auteurs, ainsi que les infographes).

Faire le paiement des per diems des participants et les frais de transport ;

Elaborer un budget trimestriel ou mensuel selon les besoins logistiques au terrain ;

Faire les demandes de fonds auprès l’administrateur financier au siège d’AGRITEAM au Canada ;

Faire le suivi des consultants engagés sur le terrain et procéder au paiement de leurs factures après l’approbation des rapports par l’expert désigné en à la matière.

Elaborer le rapport financier manuel et envoyer au Canada par DHL ;

Faire un audit interne des pièces comptable à la fin de chaque mois :

Vérifier la présence des documents suivants dans les pièces justificatives (Bordereaux Caisse ou Banque, Trois factures proformas, LMA, Analyse ou grille de comparaison des offres, copie du chèque, bon de commande, message d’autorisation du chef, facture, la copie d’identité de la personne qui récupère le chèque, copie de la lettre de transfert ou virement, Ect…………….)

Accomplir toutes les tâches logistiques lors des missions des experts sur le terrain

Établir les contrats de travail des employés

Préparer les bulletins de paye des employés ;

Effectuer le calcul et payement des impôts : Impôts sur les traitement et salaires (ITS), suivi de la déclaration ; la sécurité sociale et /ou l’Institut National de Prévoyance Sociale (INPS) ;

Immatriculer les nouveaux employés à l’INPS ;

Sensibiliser les employés à adhérer le service de l’AMO ;

Faire la déclaration des accidents de travail ;

Responsable chargé du paiement des allocations…

Tenir le dossier du personnel à jour ;

Faire la conciliation bancaire et caisse ;

Faire le billetage de la petite caisse ;

Faire le suivi des dossiers auprès de l’administration publique, des institutions financières ou tout autre partenaire ;

Produire les états financiers mensuels ;

Assurer le suivi des ressources, humaines et financières ;

Participer au recrutement du personnel ;

Établir mensuellement les états de rapprochement bancaire ;

Participer à la production des rapports annuels et à l’établissement des budgets prévisionnels

Effectuer les ordres de paiements quotidiens et mensuels ;

Elaborer les ordres de missions ;

Planifier les missions ;

Faire le suivi de consommation carburant des véhicules ;

Faire le suivi de réparation et d’entretien des véhicules ;

Elaborer les notes de service des congés ;

Suivre la comptabilité des agents terrains;

Superviser le classement, l’envoi des pièces comptables à Espagne (Madrid) et l’archivage numérique de ces pièces comptables ;

Exprimer les besoins de liquidité de la petite caisse ;

Faire des avances opérationnelles aux agents terrains ;

Faires des avances tiers aux fournisseurs ;

Faire le suivi justificatif des avances ;

Faire le suivi de toutes les dépenses du bureau

Etablir les documents des comités Technique :

Faire le rapport financier trimestriel,

Faire le suivi de la consommation budgétaire par ligne budgétaire,

Faire le suivi de la consommation budgétaire par activités et résultat

Ressortir les dépenses par partenaire de consortium, c’est-à-dire les parties prenantes du projet,

Faire le suivi du taux de consommation ou exécution budgétaire

Effectuer toute autre tâche expressément demandée par les responsables de TRAGSA ;

Établir les contrats de travail des employés

Préparer les bulletins de paye des employés ;

Effectuer le calcul et payement des impôts : Impôts sur les traitement et salaires (ITS), suivi de la déclaration ; la sécurité sociale et /ou l’Institut National de Prévoyance Sociale (INPS) ;

Immatriculer les nouveaux employés à l’INPS ;

Sensibiliser les employés à adhérer le service de l’AMO ;

Faire la déclaration des accidents de travail ;

Responsable chargé du paiement des allocations…

Tenir le dossier du personnel à jour ;

Faire la conciliation bancaire et caisse ;

Faire le billetage de la petite caisse ;

Faire le suivi des dossiers auprès de l’administration publique, des institutions financières ou tout autre partenaire ;

Produire les états financiers mensuels ;

Assurer le suivi des ressources, humaines et financières ;

Participer au recrutement du personnel ;

Établir mensuellement les états de rapprochement bancaire ;

Participer à la production des rapports annuels et à l’établissement des budgets prévisionnels

Effectuer les ordres de paiements quotidiens et mensuels ;

Elaborer les ordres de missions ;

Planifier les missions ;

Faire le suivi de consommation carburant des véhicules ;

Faire le suivi de réparation et d’entretien des véhicules ;

Elaborer les notes de service des congés ;

Suivre la comptabilité des agents terrains (Bougouni, Kolodjiba, Yanfolila) ;

Superviser le classement, l’envoi des pièces comptables à Espagne (Madrid) et l’archivage numérique de ces pièces comptables ;

Exprimer les besoins de liquidité de la petite caisse ;

Faire des avances opérationnelles aux agents terrains ;

Faires des avances tiers aux fournisseurs ;

Faire le suivi justificatif des avances ;

Faire le suivi de toutes les dépenses du bureau

Etablir les documents des comités Technique :

Faire le rapport financier trimestriel,

Faire le suivi de la consommation budgétaire par ligne budgétaire,

Faire le suivi de la consommation budgétaire par activités et résultat

Ressortir les dépenses par partenaire de consortium, c’est-à-dire les parties prenantes du projet,

Faire le suivi du taux de consommation ou exécution budgétaire

Effectuer toute autre tâche expressément demandée par les responsables de TRAGSA

• Participation à la gestion des ressources humaines.
• Supervision d'une équipe de plus de 30 personnes collaborateurs pour assurer la qualité du service et le respect des objectifs.
• Recrutement formation et encadrement des nouveaux membres de l'équipe afin d'assurer une intégration réussie au sein du service
• Suivi et gestion du budget alloué aux activités administratives et aux achats de fournitures.
• Organisation des réunions et des rencontres avec les collaborateurs.
• Classement, archivage et sauvegarde électronique des documents importants pour faciliter leur accès ultérieur.
• Coordination avec les différents services internes pour garantir le bon déroulement du projet.
• Contrôle de la bonne utilisation des équipements mis à disposition du service, identification des besoins en maintenance.
• Supervision de l'activité conformément aux procédures de qualité et aux normes de sécurité applicables.
• Mise en place de procédures internes pour améliorer l'efficacité opérationnelle et réduire les coûts.
• Participation à des audits internes pour assurer la conformité et l'amélioration continue des processus.
• Élaboration et mise en œuvre de procédures administratives pour améliorer l'efficacité organisationnelle.
• Gestion des relations et des contrats avec les intervenants extérieurs et les partenaires.
• Gestion des plannings de travail, des demandes de congés et des absences.
• Gestion des stocks de produits, des fournitures et des consommables, supervision des achats.
• Gestion du matériel et des équipements du service, suivi des travaux de maintenance.

• Gestion rigoureuse des dossiers administratifs et financiers pour assurer le bon fonctionnement de l'entreprise.
• Classement archivage et numérisation des documents administratifs pour garantir leur accessibilité en cas de besoin.
• Accueil téléphonique et physique du public pour répondre à leurs demandes.
• Gestion des dossiers administratifs : collecte des pièces justificatives, photocopies, classement et archivage.
• Gestion administrative des dossiers : collecte de documents, vérification des pièces et des justificatifs, saisie informatique, actualisation des données.
• Assistance dans la préparation des budgets annuels et le suivi de leur réalisation tout au long de l'année.
• Classement et archivage des documents selon les procédures établies.
• Gestion du standard téléphonique, réponse aux appels, prise de messages et direction des appels vers les personnes concernées.
• Gestion des stocks et des commandes des fournitures de bureau.
• Gestion de tâches comptables incluant la saisie des données et la tenue à jour des tableurs.
• Gestion des fournitures de bureau, commande de nouveaux stocks dans les limites du budget alloué.